Guide d'utilisation : Gestion des Activités SAV¶
Ce guide vous présente les fonctionnalités du module de gestion des activités SAV (Service Après-Vente) de Lexi. Cette interface vous permet de suivre, créer et gérer efficacement toutes vos activités de service client.
Sommaire¶
- Vue d'ensemble
- Modes d'affichage
- Créer une nouvelle activité
- Rechercher et filtrer
- Détails d'une activité
- Gestion des équipes et opérateurs
- Statuts et workflow
- Fonctionnalités avancées
- Astuces et bonnes pratiques
Vue d'ensemble¶
L'interface de gestion des activités est votre centre de contrôle pour toutes les interventions SAV. Vous y retrouverez :
- Un bandeau supérieur avec les commandes principales
- Une zone centrale d'affichage des activités (sous plusieurs formats)
- Des outils de filtrage et recherche
- Des fonctionnalités d'export et d'impression
Modes d'affichage¶
Vous disposez de trois modes d'affichage pour visualiser vos activités selon vos besoins :
1. Vue Grille¶
La vue par défaut présente vos activités sous forme de tableau. Idéale pour avoir une vision globale et accéder rapidement à de nombreuses informations.
Fonctionnalités spécifiques : - Tri par colonne (cliquez sur l'en-tête) - Filtrage par colonne (utilisez l'icône d'entonnoir) - Personnalisation des colonnes (via le bouton "Choix des colonnes") - Export Excel (via le bouton dédié)
2. Vue Kanban¶
La vue Kanban organise vos activités par statut, offrant une visualisation claire du flux de travail.
Avantages : - Visualisation immédiate de la charge de travail par statut - Glisser-déposer pour changer le statut d'une activité - Codes couleur par type d'activité et priorité - Vue synthétique des informations essentielles
3. Vue Kanban Affectation¶
Cette vue spéciale organise les activités par équipe et par opérateur, idéale pour la planification et la répartition du travail.
Utilisation recommandée : - Pour les responsables d'équipe - Pour équilibrer la charge de travail entre collaborateurs - Pour identifier rapidement qui travaille sur quoi
Pour changer de vue, utilisez le sélecteur "Vue:" dans la barre d'outils supérieure.
Créer une nouvelle activité¶
Pour créer une nouvelle activité :
- Cliquez sur le bouton "Nouveau" en haut à droite
- Sélectionnez le type d'activité dans le menu déroulant
- Remplissez le formulaire avec les informations requises :
- Client (obligatoire)
- Intitulé (obligatoire)
- Priorité (obligatoire)
- Type de planification
- Dates de début et fin prévues
- Équipe et opérateur responsables
-
Description détaillée
-
Cliquez sur "Créer" pour enregistrer l'activité, ou "Créer et ouvrir" pour l'ouvrir immédiatement
Bon à savoir : - Le système pré-remplit certaines valeurs (dates, priorité normale) pour gagner du temps - Vous pouvez créer différents types d'activités selon vos besoins (assistance, installation, maintenance...) - Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge
Rechercher et filtrer¶
Pour trouver rapidement des activités spécifiques :
Recherche rapide¶
Utilisez la barre de recherche en haut à droite pour une recherche textuelle sur tous les champs principaux (description, client, codes...).
Filtres avancés¶
Utilisez le bouton "Filtre" pour accéder aux filtres avancés : - Par type d'activité - Par équipe - Par opérateur - Par statut
Les filtres sont conservés entre les sessions pour plus de commodité.
Réinitialisation¶
Utilisez le bouton "Réinitialiser les filtres" (icône de table barrée) pour effacer tous les filtres actifs.
Détails d'une activité¶
Pour consulter et gérer les détails d'une activité :
- Cliquez sur une activité dans n'importe quelle vue
- Un panneau latéral s'ouvre avec toutes les informations détaillées
- Ce panneau vous permet de :
- Voir l'historique complet
- Modifier les informations
- Changer le statut
- Ajouter des notes ou commentaires
- Consulter les documents associés
- Gérer les planifications
- Générer des PDF
Astuce : Vous pouvez épingler le panneau latéral (icône d'épingle) pour le garder ouvert pendant que vous consultez d'autres activités.
Gestion des équipes et opérateurs¶
Les activités peuvent être assignées à des équipes et à des opérateurs spécifiques :
- En vue Kanban Affectation, sélectionnez une équipe dans le menu déroulant pour filtrer les activités
- Glissez-déposez les activités entre opérateurs pour réaffecter rapidement
- Utilisez les filtres pour voir uniquement les activités d'une équipe ou d'un opérateur spécifique
Statuts et workflow¶
Les activités suivent un workflow défini avec quatre statuts principaux :
- Nouveau - Activité créée mais pas encore traitée
- En attente - Activité suspendue temporairement (attente d'information, de pièce...)
- En cours - Activité en traitement actif par un opérateur
- Fermé - Activité terminée
Pour changer le statut d'une activité : - En vue Kanban : glissez-déposez l'activité dans la colonne correspondante - Dans le panneau de détail : utilisez le menu déroulant de statut
Fonctionnalités avancées¶
Assistant IA¶
Utilisez l'assistant IA (bouton ✨) pour poser des questions en langage naturel sur vos activités comme : - "Combien d'activités sont en attente pour l'équipe X ?" - "Montre-moi les activités prioritaires de cette semaine" - "Quels clients ont le plus d'activités ouvertes ?"
Export et impression¶
- Exportez vos données en Excel pour analyse ou reporting
- Générez des PDF pour partage ou archivage
- Imprimez directement depuis l'interface
Personnalisation de l'affichage¶
Enregistrez vos préférences d'affichage (colonnes visibles, ordre, etc.) pour les retrouver à chaque connexion.
Astuces et bonnes pratiques¶
Pour tirer le meilleur parti du module d'activités :
- Utilisez les bons types d'activité - Cela permet un meilleur reporting et suivi
- Renseignez des descriptions claires et précises - Facilitez le travail de tous
- Mettez à jour régulièrement les statuts - Pour un suivi en temps réel
- Utilisez la vue adaptée à votre tâche :
- Vue Grille pour l'analyse et l'export
- Vue Kanban pour le suivi de workflow
- Vue Kanban Affectation pour la gestion d'équipe
- Enregistrez vos filtres préférés - Pour gagner du temps au quotidien
- Explorez l'assistant IA - Il peut vous faire gagner du temps sur les analyses complexes
Ce guide vous a présenté les principales fonctionnalités du module de gestion des activités SAV. N'hésitez pas à explorer l'interface pour découvrir toutes les possibilités offertes par cet outil complet de gestion de vos interventions client.