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Guide d'utilisation - Module Inventaires

Introduction

Bonjour et bienvenue dans ce guide d'utilisation du module Inventaires de l'application web. Ce document vous accompagnera dans toutes les étapes de gestion de vos inventaires, qu'ils soient tournants ou généraux.

L'application vous permet de créer, gérer et suivre efficacement vos opérations d'inventaire, afin d'assurer une parfaite connaissance de vos stocks et d'optimiser votre gestion logistique.

Table des matières

Présentation générale

Le module Inventaires est un outil essentiel pour contrôler et gérer vos stocks. Il vous permet de :

  • Créer et gérer des inventaires généraux ou tournants
  • Organiser des comptages par zone ou par article
  • Suivre l'état d'avancement des opérations d'inventaire
  • Valider et transmettre les informations au système central
  • Analyser les écarts et prendre les décisions appropriées

Accès au module Inventaires

Le module Inventaires est accessible depuis le menu principal de l'application, dans la section "Logistique". Cliquez simplement sur "Inventaires" pour accéder à l'interface de gestion.

Les types d'inventaires

L'application prend en charge deux types d'inventaires distincts, chacun répondant à des besoins spécifiques.

Inventaire Général

L'inventaire général est une opération complète qui concerne l'ensemble de votre stock. Il s'agit généralement d'une opération planifiée qui peut se dérouler annuellement ou à une fréquence définie par votre organisation.

Caractéristiques principales : - Réalisé en mode "aveugle" (sans affichage des articles prévus) - Implique généralement la fermeture temporaire du site - Nécessite la mobilisation de nombreux collaborateurs - Permet une vérification exhaustive du stock

Quand l'utiliser : - Vérification annuelle obligatoire - Lors d'une migration de système - En cas de changement majeur dans l'organisation

Inventaire Tournant

L'inventaire tournant est une approche plus souple qui permet d'inventorier progressivement différentes sections de votre stock, sans perturber l'ensemble des opérations.

Caractéristiques principales : - Réalisé avec affichage des articles prévus - Peut s'effectuer pendant les heures d'activité normales - Cible une zone ou une catégorie d'articles spécifique - S'étale sur une période plus longue

Quand l'utiliser : - Pour un contrôle continu du stock - Pour les articles à forte rotation ou à valeur élevée - Pour optimiser l'utilisation des ressources humaines - Pour détecter rapidement les anomalies

Gestion des inventaires

Consultation des inventaires

La page principale du module affiche la liste des inventaires disponibles. Vous pouvez consulter : - L'intitulé de chaque inventaire - Son type (général ou tournant) - Les comptages associés

Sélection d'un inventaire

Pour travailler sur un inventaire spécifique : 1. Utilisez le menu déroulant situé en haut de la page pour sélectionner l'inventaire souhaité 2. L'interface affichera automatiquement les comptages associés à cet inventaire 3. Le type d'inventaire sera indiqué par les boutons "Général" ou "Tournant" (le bouton actif est mis en évidence)

Synchronisation avec le Back Office

Si votre système est connecté à un Back Office, vous pouvez synchroniser les informations d'inventaire :

  1. Cliquez sur le bouton avec l'icône de téléchargement situé à côté du menu déroulant des inventaires
  2. Confirmez l'opération dans la boîte de dialogue
  3. Attendez la fin de la synchronisation (un indicateur de chargement s'affiche pendant l'opération)
  4. Un message de confirmation apparaîtra une fois la synchronisation terminée

Cette opération récupère les inventaires actifs depuis le Back Office et met à jour la liste des inventaires disponibles.

Changement de type d'inventaire

Vous pouvez modifier le type d'un inventaire existant :

  1. Sélectionnez l'inventaire concerné
  2. Cliquez sur le bouton "Général" ou "Tournant" selon le type souhaité
  3. Confirmez le changement dans la boîte de dialogue
  4. Un message de confirmation apparaîtra une fois la modification effectuée

Note importante : Le changement de type d'inventaire modifie fondamentalement le fonctionnement de l'inventaire. Veillez à bien comprendre les implications avant d'effectuer cette opération.

Gestion des comptages

Les comptages sont les opérations concrètes d'inventaire effectuées sur le terrain. Ils sont associés à un inventaire spécifique.

Création d'un comptage

Pour créer un nouveau comptage :

  1. Sélectionnez l'inventaire concerné
  2. Cliquez sur le bouton "Créer" dans la barre d'outils
  3. Renseignez les informations demandées dans le formulaire :
  4. Intitulé du comptage
  5. Zone (gisement) concernée
  6. Numéro de comptage (de 1 à 5)
  7. Utilisateur affecté
  8. Terminal à utiliser (si applicable)
  9. Cliquez sur "Enregistrer" pour valider la création

Modification d'un comptage

Pour modifier un comptage existant :

  1. Localisez le comptage dans la liste
  2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon dans la colonne d'actions
  3. Modifiez les informations nécessaires dans le formulaire
  4. Cliquez sur "Enregistrer" pour valider les modifications

Consultation détaillée d'un comptage

Pour consulter les détails d'un comptage :

  1. Localisez le comptage dans la liste
  2. Cliquez sur l'icône en forme de loupe dans la colonne d'actions
  3. Une fenêtre affichera les informations détaillées du comptage, notamment :
  4. Les lignes de comptage
  5. Les statistiques
  6. L'historique des modifications

Filtrage et recherche

Pour retrouver facilement un comptage spécifique :

  1. Utilisez les filtres disponibles en haut de chaque colonne
  2. Saisissez votre critère de recherche dans le champ approprié
  3. La liste se mettra à jour automatiquement pour afficher uniquement les comptages correspondants

Pour effacer tous les filtres, cliquez sur le bouton "Réinitialiser les filtres" dans la barre d'outils.

Export des données

Vous pouvez exporter les données affichées :

  1. Cliquez sur le bouton d'export dans la barre d'outils
  2. Choisissez le format d'export souhaité (Excel, PDF, etc.)
  3. Enregistrez le fichier à l'emplacement de votre choix

Gestion du cycle de vie des comptages

Les comptages suivent un cycle de vie bien défini, représenté par différents statuts.

Les différents statuts

  • En cours : Le comptage est en phase de saisie et peut être modifié
  • Verrouillé : Le comptage a été verrouillé pour éviter toute modification accidentelle
  • Validé : Le comptage a été vérifié et validé, prêt à être transmis
  • Finalisé : Le comptage a été transmis au système central

Changement de statut

Pour modifier le statut d'un ou plusieurs comptages :

  1. Sélectionnez les comptages concernés en cochant les cases correspondantes
  2. Cliquez sur le bouton "Actions" dans la barre d'outils
  3. Sélectionnez l'action souhaitée :
  4. Déverrouiller (pour revenir au statut "En cours")
  5. Verrouiller (pour passer au statut "Verrouillé")
  6. Valider (pour passer au statut "Validé")
  7. Envoyer (pour finaliser et transmettre les comptages)
  8. Confirmez l'opération dans la boîte de dialogue

Règles importantes : - Les comptages déjà finalisés ne peuvent pas revenir à un statut antérieur - Seuls les comptages validés peuvent être transmis - Pour changer plusieurs comptages de statut, ils doivent tous être dans un statut compatible avec le changement demandé

Transmission des comptages

La transmission des comptages est l'étape finale qui permet d'intégrer les résultats dans votre système de gestion :

  1. Sélectionnez les comptages à transmettre (ils doivent être au statut "Validé")
  2. Cliquez sur le bouton "Actions" puis sélectionnez "Envoyer"
  3. Confirmez l'opération
  4. Attendez la confirmation de transmission

Important : Tous les comptages sélectionnés pour l'envoi doivent avoir le même numéro de comptage.

Vues disponibles

Le module propose deux vues différentes pour consulter vos données d'inventaire.

Vue par zone

La vue par défaut organise les comptages par zone (gisement). Cette vue est particulièrement utile pour : - Suivre l'avancement global de l'inventaire - Gérer les affectations par zone - Coordonner les équipes sur le terrain

Pour y accéder, sélectionnez l'onglet "Par zone" en haut de la page.

Vue par article

La vue par article présente les données regroupées par article. Cette vue est particulièrement utile pour : - Analyser les écarts par référence - Vérifier qu'un article spécifique a bien été inventorié - Comparer les différents comptages d'un même article

Pour y accéder, sélectionnez l'onglet "Par article" en haut de la page.

Astuces et bonnes pratiques

  • Planification : Préparez soigneusement vos inventaires en définissant clairement les zones et les équipes
  • Numérotation : Utilisez les numéros de comptage de façon cohérente (par exemple, comptage initial = 1, vérifications = 2, 3...)
  • Validations progressives : Validez les comptages au fur et à mesure pour éviter l'accumulation
  • Filtres personnalisés : Enregistrez vos configurations de filtres préférées pour un accès rapide
  • Groupement : Utilisez la fonction de groupement pour organiser visuellement les données selon vos besoins

FAQ

Q : Puis-je modifier un comptage après l'avoir validé ? R : Non, une fois qu'un comptage est validé, vous ne pouvez plus le modifier. Vous devrez créer un nouveau comptage si nécessaire.

Q : Comment gérer les écarts constatés lors de l'inventaire ? R : Les écarts sont identifiés lors de la finalisation des comptages. Vous pourrez ensuite les analyser et prendre les mesures correctives appropriées.

Q : Est-il possible de réaliser plusieurs comptages pour une même zone ? R : Oui, vous pouvez créer jusqu'à 5 comptages différents (numérotés de 1 à 5) pour une même zone, ce qui permet de faire des vérifications ou des contrôles.

Q : Comment savoir si la synchronisation avec le Back Office a réussi ? R : Un message de confirmation s'affiche à la fin de la synchronisation. En cas d'échec, un message d'erreur apparaîtra avec des détails sur le problème rencontré.

Q : Quelle est la différence entre verrouiller et valider un comptage ? R : Le verrouillage empêche simplement les modifications, tandis que la validation indique que le comptage est considéré comme correct et prêt à être transmis.